Die Qualität einer Ausschreibung entscheidet in vielen Fällen bereits vor dem ersten Angebot darüber, wie strukturiert ein Ladeinfrastrukturprojekt später umgesetzt werden kann. Gerade bei größeren Wohnanlagen, Mehrfamilienhäusern, Tiefgaragen, Unternehmensstandorten und Gewerbeimmobilien reicht es nicht aus, lediglich eine gewünschte Anzahl an Wallboxen auszuschreiben. Damit Fachunternehmen den tatsächlichen Projektumfang kalkulieren können, benötigen sie klare technische Informationen, nachvollziehbare Planungsgrundlagen und eindeutige Vorgaben.
Genau dafür sind professionelle Ladeinfrastruktur Ausschreibungsunterlagen erforderlich.
Sie bilden die gemeinsame Grundlage für Auftraggeber und potenzielle Auftragnehmer. Je vollständiger und konsistenter die Unterlagen sind, desto besser können Unternehmen beurteilen, welche Leistungen erforderlich sind und welche technischen Lösungen dafür infrage kommen.
Eine Ausschreibung besteht dabei normalerweise nicht aus einem einzigen Dokument. Vielmehr greifen mehrere Unterlagen ineinander. Dazu können beispielsweise Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis, Bestandspläne, technische Anforderungen, Projektziele, Zeitvorgaben und weitere projektspezifische Informationen gehören.
Bei einer größeren Ladeinfrastruktur können zusätzlich Angaben zur vorhandenen elektrischen Anlage, zum Netzanschluss, zur Vorverkabelung, zum Lastmanagement, zu Kommunikationswegen und zu einem geplanten Backend erforderlich sein.
Das Ziel besteht nicht darin, möglichst viele Dokumente zusammenzustellen. Entscheidend ist vielmehr, dass die relevanten Informationen vollständig, widerspruchsfrei und verständlich dokumentiert sind.
So entsteht eine belastbare Grundlage für vergleichbare Angebote, die technische Bewertung der vorgeschlagenen Lösungen und die anschließende Beauftragung.
1. Warum vollständige Ausschreibungsunterlagen so wichtig sind
Ein Ladeinfrastrukturprojekt besteht aus vielen miteinander verbundenen Komponenten. Wird eine dieser Komponenten in den Ausschreibungsunterlagen nicht ausreichend beschrieben, kann dies zu unterschiedlichen Interpretationen führen.
Ein einfaches Beispiel zeigt das Problem:
Ein Auftraggeber möchte zunächst zehn Wallboxen installieren und weitere 30 Stellplätze für die Zukunft vorbereiten. In den Ausschreibungsunterlagen steht jedoch nur „Installation von zehn Wallboxen“.
Ein Anbieter kalkuliert möglicherweise lediglich die zehn aktiven Ladepunkte. Ein anderer berücksichtigt zusätzlich eine Vorverkabelung für weitere Stellplätze. Beide Angebote können technisch korrekt kalkuliert sein – sie beziehen sich jedoch auf unterschiedliche Leistungsumfänge.
Dadurch wird ein Preisvergleich schwierig.
Vollständige Ladeinfrastruktur Ausschreibungsunterlagen sollen genau solche Unterschiede möglichst vermeiden. Sie schaffen eine gemeinsame Grundlage, auf die sich alle Anbieter beziehen können.
Das verbessert die Vergleichbarkeit der Angebote.
Auch Rückfragen während der Angebotsphase können reduziert werden. Natürlich werden bei komplexen Projekten immer Fragen entstehen. Je genauer die Ausgangssituation beschrieben ist, desto mehr Fragen lassen sich jedoch bereits durch die Unterlagen beantworten.
Das betrifft beispielsweise die Stellplatzsituation, vorhandene Elektroinfrastruktur, geplante Ladepunkte, Vorverkabelung, technische Anforderungen und gewünschte Betriebsfunktionen.
Auch die spätere Projektumsetzung kann profitieren.
Wenn bereits vor der Beauftragung klar definiert ist, welche Leistungen erwartet werden, lassen sich Verantwortlichkeiten besser zuordnen. Gleichzeitig können Schnittstellen zwischen Elektroinstallation, Ladehardware, Backend und Abrechnung frühzeitig erkannt werden.
Vollständige Unterlagen sind deshalb nicht nur ein Werkzeug für die Vergabe.
Sie bilden gleichzeitig eine wichtige Grundlage für die spätere technische Umsetzung.
2. Welche Dokumente zu einer Ausschreibung gehören
Welche Unterlagen tatsächlich erforderlich sind, hängt vom Umfang und der Komplexität des Projekts ab. Bei größeren Ladeinfrastrukturprojekten sollten jedoch mehrere Dokumenttypen miteinander kombiniert werden.
Ein zentrales Dokument ist die Leistungsbeschreibung.
Sie beschreibt, welches Ziel das Projekt verfolgt und welche technischen und funktionalen Anforderungen erfüllt werden sollen. Dazu können beispielsweise Ladepunkte, Nutzergruppen, Ausbauziele, Vorverkabelung, Lastmanagement und Anforderungen an den späteren Betrieb gehören.
Daneben steht häufig das Leistungsverzeichnis.
Es strukturiert die konkreten Leistungen und Positionen, die angeboten und kalkuliert werden sollen. Dadurch entsteht eine gemeinsame Grundlage für die Preisermittlung.
Beide Dokumente erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
Die Leistungsbeschreibung beschreibt den Projektumfang und die Anforderungen inhaltlich. Das Leistungsverzeichnis übersetzt diese Anforderungen stärker in konkrete Leistungspositionen für die Ausschreibung.
Eine weitere wichtige Grundlage sind Bestandspläne.
Bei bestehenden Immobilien können beispielsweise Grundrisse, Tiefgaragenpläne, Stellplatzpläne oder vorhandene Elektropläne relevant sein. Sie helfen den anbietenden Unternehmen dabei, die räumlichen und technischen Voraussetzungen einzuschätzen.
Auch technische Anforderungen sollten Bestandteil der Unterlagen sein.
Dazu können Vorgaben zu Ladeleistung, Kommunikation, Lastmanagement, Schutzkonzept, Backend, Nutzerverwaltung und Abrechnung gehören.
Darüber hinaus sollten die Projektziele dokumentiert werden.
Hier kann beispielsweise festgehalten werden, wie viele Ladepunkte zunächst benötigt werden, wie viele Stellplätze perspektivisch vorbereitet werden sollen und welche Nutzergruppen vorgesehen sind.
Auch ein Zeitplan kann relevant sein.
Dabei können gewünschter Projektstart, Planungsphasen, Installationszeitraum, Inbetriebnahme und gegebenenfalls weitere Meilensteine definiert werden.
Je nach Projekt können außerdem Informationen zu Genehmigungen, Netzbetreiberkommunikation, Förderprogrammen, Dokumentationsanforderungen oder Wartungs- und Serviceleistungen erforderlich sein.
Entscheidend ist, dass alle Dokumente zusammenpassen.
Ein Leistungsverzeichnis sollte beispielsweise nicht 20 Ladepunkte vorsehen, während die Leistungsbeschreibung von 30 Ladepunkten ausgeht.
Konsistente Ausschreibungsunterlagen sind deshalb genauso wichtig wie vollständige Ausschreibungsunterlagen.
3. Vorverkabelung und technische Planung dokumentieren
Die technische Planung einer Ladeinfrastruktur sollte in den Ausschreibungsunterlagen möglichst nachvollziehbar dargestellt werden.
Das beginnt bei der Energieversorgung.
Bei größeren Projekten sollte dokumentiert werden, welche elektrische Infrastruktur vorhanden ist und welche Anschlussleistung für die Ladeinfrastruktur zur Verfügung steht beziehungsweise im Rahmen der Planung geprüft werden soll.
Auch vorhandene Unterverteilungen und mögliche Leitungswege können relevant sein.
Je nach Immobilie kann außerdem eine Abstimmung mit dem Netzbetreiber erforderlich sein. Die Ausschreibungsunterlagen sollten klar erkennen lassen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche Leistungen Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung sind.
Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Vorverkabelung.
Wenn beispielsweise eine Tiefgarage über 80 Stellplätze verfügt, zunächst aber nur 20 Ladepunkte installiert werden sollen, kann die Vorbereitung weiterer Stellplätze Bestandteil des Projekts sein.
Die Unterlagen sollten dann nachvollziehbar beschreiben, welche Stellplätze vorbereitet werden und welche technischen Leistungen dafür vorgesehen sind.
Dabei können Leitungswege, Kabeltrassen, Unterverteilungen und Kommunikationsinfrastruktur eine Rolle spielen.
Auch die Planung des Lastmanagements sollte dokumentiert werden.
Bei mehreren Ladepunkten kann die verfügbare Leistung innerhalb der Ladeinfrastruktur gesteuert werden. Das Lastmanagement verteilt die verfügbare Gesamtleistung auf die angeschlossenen Ladepunkte.
Wenn zusätzlich der aktuelle Gebäudeverbrauch berücksichtigt werden soll, kann ein dynamisches Ladesystem vorgesehen werden.
Die Ausschreibungsunterlagen sollten dabei die gewünschte Funktion beschreiben und relevante Schnittstellen festlegen.
Ebenso wichtig ist die Darstellung der räumlichen Situation.
Stellplatzpläne können beispielsweise zeigen, wo aktive Ladepunkte vorgesehen sind und welche Stellplätze für eine spätere Erweiterung vorbereitet werden sollen.
Dadurch erhalten potenzielle Auftragnehmer ein deutlich besseres Bild vom tatsächlichen Projekt.
Eine gute technische Dokumentation reduziert damit nicht nur Rückfragen. Sie schafft auch eine bessere Grundlage für die Kalkulation.
4. Anforderungen an Wallboxen und Backend-Systeme definieren
Die Ladepunkte selbst sind ein zentraler Bestandteil der Ausschreibung. Dennoch sollten sie nicht isoliert betrachtet werden.
Bei einer größeren Ladeinfrastruktur müssen die Wallboxen mit der übrigen technischen und digitalen Infrastruktur zusammenspielen.
Die Ausschreibungsunterlagen können deshalb beispielsweise Anforderungen an Ladeleistung, Kommunikation und Bedienung definieren.
Auch die Möglichkeit zur Integration in ein Lastmanagement kann relevant sein.
Wenn die Ladepunkte zentral gesteuert werden sollen, muss die technische Kommunikation zwischen Ladepunkten und Steuerungssystem entsprechend berücksichtigt werden.
Eine weitere Ebene ist das Backend-System.
Je nach Projekt kann das Backend unter anderem die Verwaltung von Ladepunkten, Nutzern und Ladevorgängen übernehmen.
Bei Wohnanlagen kann beispielsweise eine Nutzerverwaltung erforderlich sein, über die Bewohner ihre Ladeberechtigung erhalten.
Bei Unternehmensstandorten können unterschiedliche Nutzergruppen oder Fahrzeuge verwaltet werden.
Auch die automatische Abrechnung kann Bestandteil der Anforderungen sein.
Wenn jeder Nutzer nur seinen eigenen Ladestrom bezahlen soll, müssen Ladevorgänge eindeutig erfasst und einem Nutzer oder einer Abrechnungseinheit zugeordnet werden können.
Welche Messtechnik und welches Abrechnungsmodell dafür erforderlich sind, hängt vom konkreten System und Betreiberkonzept ab.
Auch Fernwartung und Monitoring können für größere Ladeinfrastrukturen relevant sein.
Ein Betreiber kann dadurch beispielsweise Betriebszustände überwachen und bestimmte technische Informationen aus der Ferne abrufen.
Die Ausschreibungsunterlagen sollten deshalb nicht nur beschreiben, dass ein Backend vorhanden sein soll. Sie sollten möglichst konkret festlegen, welche Funktionen benötigt werden.
Das verhindert, dass Anbieter unter demselben Begriff völlig unterschiedliche Systeme anbieten.
Auch die Schnittstellen zwischen Backend, Ladepunkten, Lastmanagement und gegebenenfalls Abrechnungssystem sollten beschrieben werden.
So entsteht eine technische Gesamtanforderung statt einer isolierten Produktausschreibung.
5. Förderfähigkeit bereits bei der Ausschreibung berücksichtigen
Bei vielen Ladeinfrastrukturprojekten wird geprüft, ob öffentliche Förderprogramme genutzt werden können.
Die Anforderungen solcher Programme unterscheiden sich jedoch. Förderbedingungen können beispielsweise Vorgaben zu Zielgruppen, technischen Komponenten, Kostenpositionen, Fristen oder Nachweisen enthalten.
Deshalb sollte die Ausschreibung nicht pauschal von einer Förderung ausgehen.
Stattdessen sollte zunächst geprüft werden, welches konkrete Förderprogramm für das Projekt relevant ist und welche Voraussetzungen zum Zeitpunkt der Antragstellung gelten.
Wenn bestimmte technische Anforderungen oder Nachweise erforderlich sind, können diese in den Ausschreibungsunterlagen berücksichtigt werden.
Auch die Dokumentation der einzelnen Leistungen kann wichtig sein.
Wenn beispielsweise bestimmte Investitionsbestandteile getrennt nachgewiesen werden müssen, sollte die Struktur der Ausschreibung eine entsprechende Zuordnung ermöglichen.
Dabei sollte klar zwischen der Förderfähigkeit einzelner Leistungen und der allgemeinen technischen Notwendigkeit unterschieden werden.
Nicht jede Position eines Ladeinfrastrukturprojekts ist automatisch förderfähig.
Eine gute Ausschreibung kann jedoch dazu beitragen, dass relevante technische Informationen und Kostenbestandteile nachvollziehbar dokumentiert werden.
Auch der zeitliche Ablauf sollte berücksichtigt werden.
Förderprogramme können Fristen für Antragstellung, Bewilligung, Beauftragung oder Umsetzung vorsehen. Die konkreten Bedingungen müssen deshalb zum jeweiligen Zeitpunkt geprüft werden.
Die Ausschreibungsunterlagen sollten mit diesem Projektzeitplan abgestimmt werden.
So lassen sich technische Planung, Vergabe und mögliche Förderprozesse besser miteinander koordinieren.
6. Typische Fehler bei Ausschreibungsunterlagen vermeiden
Einer der häufigsten Fehler sind unvollständige Bestandspläne.
Wenn beispielsweise die Stellplatzsituation bekannt ist, aber wichtige Informationen über Unterverteilungen oder vorhandene Leitungswege fehlen, müssen Anbieter mit Annahmen kalkulieren.
Das kann die Vergleichbarkeit der Angebote beeinträchtigen.
Ein weiterer Fehler sind unklare Leistungsgrenzen.
Wer übernimmt die Netzbetreiberkommunikation? Wer installiert die Kommunikationsinfrastruktur? Wer richtet das Backend ein? Wer übernimmt die Nutzerverwaltung? Wer führt die abschließende Dokumentation durch?
Solche Fragen sollten möglichst eindeutig beantwortet werden.
Auch fehlende Schnittstellen können später zu Problemen führen.
Eine Ladeinfrastruktur besteht häufig aus mehreren Systemen. Wenn die technische Kommunikation zwischen diesen Systemen nicht beschrieben wird, kann die Umsetzung schwieriger werden.
Ein weiterer Punkt ist die mangelnde Skalierbarkeit.
Wenn zukünftige Erweiterungen bereits absehbar sind, sollten sie in den Ausschreibungsunterlagen zumindest planerisch berücksichtigt werden.
Das kann beispielsweise durch eine Beschreibung der Vorverkabelung oder des vorgesehenen Ausbauziels erfolgen.
Auch widersprüchliche Dokumente sollten vermieden werden.
Wenn Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis und Planunterlagen unterschiedliche Angaben enthalten, entsteht unnötiger Klärungsbedarf.
Deshalb sollte vor Veröffentlichung der Ausschreibung eine Konsistenzprüfung aller Unterlagen erfolgen.
Dabei sollte geprüft werden, ob Anzahl der Ladepunkte, Stellplätze, technische Anforderungen, Ausbauziele und Leistungspositionen miteinander übereinstimmen.
Eine vollständige Dokumentation sollte außerdem festlegen, welche Unterlagen nach Abschluss der Arbeiten vom Auftragnehmer erwartet werden.
Das betrifft beispielsweise Prüfprotokolle, Bestandsdokumentation, technische Unterlagen und Konfigurationsinformationen.
7. Von der Ausschreibung bis zur Vergabe
Professionelle Ausschreibungen entstehen nicht innerhalb eines einzelnen Arbeitsschrittes.
Am Anfang steht die Bestandsaufnahme und Projektdefinition.
Die vorhandene Immobilie wird analysiert und die Ausgangssituation dokumentiert. Dazu gehören beispielsweise Stellplätze, elektrische Infrastruktur, Leitungswege und vorhandene technische Anlagen.
Danach werden die Projektziele definiert.
Hier wird festgelegt, wie viele Ladepunkte zunächst benötigt werden, welche Stellplätze erschlossen werden sollen und welche zukünftigen Erweiterungen berücksichtigt werden sollen.
Auf dieser Grundlage entsteht die technische Planung.
Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis und Planunterlagen werden erstellt und aufeinander abgestimmt.
Anschließend kann die Angebotsphase beginnen.
Die potenziellen Auftragnehmer erhalten die vollständigen Unterlagen und können ihre Leistungen auf derselben Grundlage kalkulieren.
Während der Angebotsphase können Rückfragen entstehen. Diese sollten strukturiert beantwortet und – sofern relevant – allen beteiligten Bietern gleichermaßen zur Verfügung gestellt werden.
Nach Ablauf der Angebotsfrist folgt die Angebotsprüfung.
Dabei sollte nicht ausschließlich der Gesamtpreis betrachtet werden.
Relevant sind auch der angebotene Leistungsumfang, technische Erfüllung der Anforderungen, enthaltene Leistungen, Schnittstellen, Dokumentation und mögliche Abweichungen von den Ausschreibungsvorgaben.
Gerade bei Ladeinfrastruktur können zwei Angebote mit ähnlichem Gesamtpreis unterschiedliche technische Leistungen enthalten.
Eine strukturierte Prüfung der Angebote ist deshalb wichtig.
Nach der technischen und kaufmännischen Bewertung kann die Vergabe beziehungsweise Beauftragung erfolgen.
Anschließend wird das Projekt auf Grundlage der vereinbarten Unterlagen umgesetzt.
Je besser die Ausschreibungsunterlagen vorbereitet wurden, desto klarer ist die Ausgangslage für die anschließende Projektphase.
Dabei ist wichtig, dass die endgültig beauftragten Leistungen und technischen Anforderungen eindeutig dokumentiert werden.
So bleibt nachvollziehbar, welcher Projektumfang vereinbart wurde.
8. Fazit: Mit vollständigen Ausschreibungsunterlagen zum erfolgreichen Projekt
Professionelle Ladeinfrastruktur Ausschreibungsunterlagen schaffen die Grundlage für eine strukturierte Angebotsphase und eine nachvollziehbare Vergabe.
Sie bestehen nicht nur aus einem Leistungsverzeichnis. Je nach Projekt gehören dazu auch Leistungsbeschreibung, Bestandspläne, technische Anforderungen, Projektziele, Zeitplan und weitere projektspezifische Dokumente.
Besonders bei großen Immobilien müssen die technischen Zusammenhänge berücksichtigt werden.
Vorverkabelung, Leitungswege, Energieversorgung, Netzanschluss, Lastmanagement und Ladepunkte sollten ebenso beschrieben werden wie die digitalen Komponenten. Dazu können Backend, Nutzerverwaltung, automatische Abrechnung und Fernüberwachung gehören.
Auch zukünftige Erweiterungen sollten berücksichtigt werden, wenn diese Teil des Projektziels sind.
Eine vollständige Dokumentation hilft dabei, Angebote besser vergleichbar zu machen, Rückfragen zu reduzieren und technische Schnittstellen frühzeitig zu erkennen.
Förderprogramme können ebenfalls Bestandteil der Projektplanung sein. Hier müssen die jeweils aktuellen Anforderungen geprüft und die erforderlichen technischen und dokumentarischen Voraussetzungen berücksichtigt werden.
Von der ersten Bestandsaufnahme über die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen bis zur Angebotsprüfung sollte der gesamte Prozess aufeinander abgestimmt sein.
WallboxNow unterstützt WEGs, Hausverwaltungen, Wohnungsunternehmen und Unternehmen bei der professionellen Vorbereitung und Planung von Ladeinfrastrukturprojekten – von der Bestandsaufnahme und technischen Analyse über Leistungsbeschreibung und Ausschreibungsgrundlagen bis zur Umsetzung.
Wenn eine Ladeinfrastruktur für ein Mehrfamilienhaus, eine Wohnanlage, eine Tiefgarage oder einen Unternehmensstandort ausgeschrieben werden soll, bilden vollständige und konsistente Unterlagen die Grundlage für eine strukturierte Projektabwicklung.
Lassen Sie Ihre Ladeinfrastruktur professionell planen und schaffen Sie mit vollständigen Ausschreibungsunterlagen eine belastbare Grundlage für Angebote, Vergabe und Umsetzung.
